For halvandet år siden blev der truffet en beslutning på allerhøjeste ledelsesniveau på RUC. Tidligere havde hvert hus en studienævnssekretær, men nu skulle de samles i en centraladministration.

RUC’s uddannelseschef Maria Volf Lindhardt lægger ikke skjul på det økonomiske motiv. En analyse fra konsulentfirmaet Struense & Co viste, at man ”kunne finde en hel del penge ved at centralisere, effektivisere og standardisere«, fortæller hun.

Men sideløbende var der et mål om at sørge for, at kommunikationen og sagsbehandlingen bliver ensartet for alle studerende, understreger uddannelseschefen:

»Den studerende skal ikke sendes rundt. Hvis den studerende kommer med tre spørgsmål, så tager vi dem, går ind i butikken og fordeler dem. Det kan godt være, at hende, der står der i dag, ikke står der i morgen, men hun vil have samme forståelse for, at du kommer med alle dine spørgsmål, så vi kan fordele dem«.

Tvunget på orlov

Men målet om ensartet sagsbehandling er langt fra nået endnu. Det kan Christian Banja skrive under på. Han læser Informatik + Virksomhedsstudier på 6. semester. På grund af rod i RUCs studieadministration var han ved ufrivilligt at få studiet forlænget med et halvt år.

På 2. semester valgte han og nogle studiekammerater at rykke lidt rundt på standardversionen af, hvordan bacheloren skulle forløbe. Kurser blev udskiftet og rykket rundt mellem semestrene med en studievejleder på sidelinjen til en studievalgscafé.

Ifølge studieordningen er nogle af fagene grundkurser – såkaldte fagmodulkurser – mens andre er valgfag. Med studievejlederens velsignelse udskifter de et af grundkurserne med et kursus, der oprindeligt er et valgfag. Men da Christian og hans medstuderende på 5. semester vælger, hvad de tror, er deres andet valgfag, bliver det registreret som det tredje, og det er ikke tilladt ifølge reglerne.

De bliver derfor automatisk og uden varsel afmeldt kurset, selvom de har været til undervisning flere gange. De mister også adgang til kurset på Moodle, som er en slags digital opslagstavle, hvor al kursuslitteratur og alle præsentationer bliver lagt op.

Christian og kammeraterne henvender sig i studieadministrationen, hvor en sekretær oplyser dem om, at udskiftningen af det pågældende kursus fra valgfag til fagmodulkursus ikke er tilladt ifølge studieordningen.

»Det er her, det bliver svært, for hvis fejl er det? Det er jo et selvstudie, så vi skulle måske selv have kigget i studieordningen, men samtidig blev vi vejledt af en studievejleder til en fagvalgscafé, hvor de sagde, det intet betød«, siger han.

Den umiddelbare løsning er, at de for at leve op til kravene skal tage et kursus, der ikke udbydes på 6. semester, men først semesteret efter. Et halvt års tvungen orlov begynder at ligne en realitet.

Stædighed betaler sig

Christian Banja bliver stædig. Han går ned i studieadministrationen igen, hvor en ny sekretær skriver hans sag ned på en post-it med henblik på at tale med en overordnet om den.

»Hun lægger den i en bunke med tusind andre. Jeg spurgte selvfølgelig, hvornår jeg kunne forvente svar, men det vidste hun ikke«, siger han. Christian Banja kontakter en studievejleder fra HumTek, han tidligere har haft kontakt med, og som kan hjælpe ham med at kigge sagen igennem.

Da Christian får et møde med studievejlederen, har vejlederen på forhånd undersøgt sagen og talt med administrationen. De erkender, at det er en fejl, at reglerne for valgfag på HumTek ikke står tydeligere på kursus.ruc.dk. Indrømmelsen er dog ledsaget af den nedslående meddelelse, at der stadig ikke er andet at gøre end at tage det ekstra kursus på 7. semester.

En af Christian Banjas venner, der er i samme situation, henvender sig derefter i studieadministrationen og får fat i en tidligere HumTek-sekretær. Han nævner problemet for hende, og to timer efter får han en mail om, at hun har fikset problemet for ham.

Christian skynder sig at videresende vennens mail til administrationen og beder om at få kurserne rykket, akkurat som vennen har fået det gjort. Kort efter får han en mail, der helt kort konstaterer: ’Hej Christian. Dit kursus er rykket’.

Meldt ud ved en fejl

Mens Christian Banja var ved at blive tvunget på orlov, oplevede Celine Dønvang at blive meldt helt ud af RUC på grund af en administrativ fejl.

Hun dumper på et kursus på sin bachelor i Kommunikation og Informatik og mangler derfor formelt fem ECTS-point for at kunne starte på kandidatdelen. Hun henvender sig til administrationen og får at vide, at hun kan tage det manglende kursus med sig videre til kandidatdelen.

Alt er i sin skønneste orden, og Celine starter på sin kandidatuddannelse i februar 2017. Men en måned efter går det galt. Systemet kan ikke skelne mellem kurserne på kandidatdelen og så det fag, Celine har fået lovning på, at hun kan tage med videre til kandidatdelen. Hun får i marts 2017 en mail om, at hun er indskrevet på en dispensationsramme, fordi hun mangler de fem ECTS-point for at blive bachelor.

Konstant usikkerhed

Celine fortsætter på dispensationsrammen, men i september 2017 får hun en mail om, at hun ikke kan fortsætte. Hun bliver meldt ud af sin kandidatuddannelse og må selv gøre brættet op og minutiøst dokumentere sine ECTS-point, både fra bachelordelen og det semester, hun er i gang med. Fordi hun officielt er afmeldt studiet, kan hun heller ikke logge på Moodle.

»Det var helt forfærdeligt. Jeg måtte selv udarbejde et skema for hvert semester, hvor jeg tilføjede en farvekode for hvert fag. Jeg skrev hvilke kurser, jeg havde bestået og ikke bestået, hvor jeg havde taget fag om, hvor mange havde jeg fulgt, og hvor mange point jeg havde«, forklarer hun.

Celine sender skemaet ind, og der går tre-fire dage, uden at hun hører noget. Til sidst ringer hun til en sekretær, som er ansvarlig for kandidaten på Informatik. Sekretæren kan ikke hjælpe, men sender Celine videre til Matriklen.

Her får hun at vide, at der er kommet styr på forløbet, og at alt er gået i orden. I begyndelsen af oktober 2017 modtager hun besked om, at hun igen er optaget på sin kandidatuddannelse. Selvom postyret er kommet på afstand nu, er Celine stadig frustreret over forløbet.

»Jeg tør nærmest ikke stole på noget, jeg får at vide. Jeg vil gerne have mine forløb bekræftet, for jeg får hele tiden nye ting at vide, og det er frustrerende. Hvis du ikke selv er opmærksom på de her ting, kan det virkelig gå galt. Jeg har været på tåspidserne, og det er jeg også i det her semester. Man kan aldrig vide«, siger Celine.

Vil ikke forholde sig til konkrete sager

Maria Volf Lindhardt vil ikke forholde sig til Christian Banjas og Celine Dønvangs konkrete sager, men hun erkender, at ”man selvfølgelig altid kan finde sager som disse to”.

»Jeg kan ikke udelukke, at nogle studerende er faldet på gulvet, men det skete faktisk også i den gamle organisation. Jeg vil faktisk vove at påstå, at vi er bedre til at håndtere de studerende i den nye administration«.

Målet er, ifølge Maria Volf Lindhardt, at de studerende skal have én indgang til administrationen, og at det gerne skulle være en fordel. »Vi er der ikke endnu, men det er visionen«, siger hun. Hun mener, man kan se en sag som Celines fra flere sider.

»Det kunne tyde på, at det er en gammel fejlregistrering, som viser sig. At vi skriver hende ud er ikke nødvendigvis et udtryk for, at alt er rod og kaos. Det kan lige så godt være et udtryk for, at vi blot gør tingene efter bogen. At vi så bagefter finder ud af, det var en gammel fejlregistrering, det retter vi så op på og genindskriver hende«, forklarer uddannelseschefen.

Christian Banja og Celine Dønvang savner den personlige kontakt med hussekretærerne. De mener, det var nemmere og hurtigere at få løst sine problemer, fordi man ikke skulle tale med en ny hver gang. Men hussekretærernes forsvinden behøver ikke at være en dårlig ting, mener Maria Volf Lindhardt.

»Nogle studerende giver udtryk for, at de mangler nærheden, fordi de ikke kender dem, der modtager dem i StudentHub’en. Det er ganske rigtigt en ændring. Til gengæld behandles de studerende i dag på samme måde uanset hvilken uddannelse, de går på, og der opbygges samlet set en ganske stor kompetence, som kommer den studerende til gode«, siger hun.

Taget ud af det faglige miljø

»Jeg var gul«, fortæller Merete Breilev. Gul er den farve, en e-mail bliver markeret med, hvis den handler om journalistik, når den tikker ind hos den centrale studieadministration på RUC.

Indtil 1. februar var Merete Breilev med til at besvare dem. Men i december valgte hun at sige sit job gennem 21 år på RUC op og søge nye græsgange på VUC i København.

I 17 af de år var hun studienævnssekretær på Journalistik. På hendes kontor hang et stationsskilt med påskriften ”Odense”. Det havde de studerende foræret hende, fordi de mente, hendes kontor var en banegård. Samlingspunktet for studerende og ansatte på instituttet.

I en mail til dem i december var hun meget klar i mælet: Hendes opsigelse skyldtes, at hun med centraliseringen af studieadministrationen blev flyttet fra sit kontor i bygning 40 til at sidde i et storrumskontor med de andre studienævnssekretærer – langt væk fra det daglige liv på instituttet.

»Det var dybt utilfredsstillende. Der er så mange ting, der kan ordnes med, at folk stikker hovedet ind til en hurtig snak ansigt til ansigt, mens problemerne stadig kan tages i opløbet«, siger Merete Breilev.

Men det var ikke kun kontakten med de studerende, Merete Breilev kom til at savne. Det er også kontakten til det videnskabelige personale på institutterne.

»Som et andet led i spareplanen har RUC solgt bygninger fra, og det betyder mere undervisning i ydertimerne. Det har skabt en enorm frustration hos underviserne. Tidligere kunne man tage en snak ansigt til ansigt, fordi man gik op og ned ad hinanden. Nu ryger der hurtigt 14-15 mails frem og tilbage om, hvorfor hvem skal undervise hvor og hvornår, og for hver runde med skriftlig kommunikation stiger risikoen for, at konfliktniveauet optrappes. Det er kraftigt medvirkende til, at der er ved at opstå en usund ’os-og-dem’-kultur mellem det videnskabelige og det administrative personale«, mener Merete Breilev.

Uddannelseschef Maria Volf Lindhart understreger, at omvæltningen har været stor og opslidende for personalet, men mener, at man i dag har fundet ind et andet fællesskab, hvor man har arbejdet intensivt med at skabe en helt ny afdeling med en egen identitet.

»Det er ikke nødvendigvis et bedre fællesskab, men det er et andet fællesskab, som de lever i og har det godt med. Man skal ikke glemme, at der i så stor en ændring også er sorg med, når personalet bliver skilt fra den dynamik og inspiration, man kan finde i et fagmiljø«, afslutter hun.