‘Frivillige kræfter arbejder hårdt for at stable Årsfesten på benene’ 
Artikel l 26.09.2019

Frivillige kræfter arbejder hårdt for at stable Årsfesten på benene

C
Campus
Artikel l 26.09.2019
7 min
Har du nogensinde tænkt over, hvad det egentlig kræver at få stablet Årsfesten på benene? Her i retrospekt af Årsfesten har RUC Paper talt med de to formænd om det kæmpe stykke arbejde, der ligger bag.

Skrevet af

Julie Steenbuch Holt

Skribent

Hvert år i september åbner RUC dørene for studerende og deres gæster til Årsfesten på RUC. Det er sket siden 1976, og hver gang står et engageret, målrettet og utroligt arbejdsomt hold af RUC-studerende bag. 19 mennesker – kendt som Kamarillaen, i daglig tale Kam – arbejder frivilligt for at få kørt årets fest vellykket af stablen. 

I fredags kulminerede dette års forberedelser, og RUC var vært for mellem 6.000 og 7.000 mennesker. Ni bands, grupper og solister – herunder Benal – fordelt på tre scener fyrede op under festen, der også bød på masser af barer, madsteder, dansegulve, silent disco og de to basistelte.  Sidstnævnte er et fast element, fordi to basishuse hvert år vinder et telt hver og får dermed muligheden for at sætte deres præg på festen. 

For Kamarillaen er det befriende at se, hvordan et helt års arbejde endelig går op i en højere enhed og udfolder sig som RUC’s Årsfest. Det fortæller de to formænd for Kamarillaen, Alberte Thomsen og Matias Steenberg. For arbejdet med Årsfesten er faktisk et helårsarbejde. Kamarillaen bliver dannet i starten af året, hvorefter arbejdet med at planlægge festen går i gang, og efter afholdelsen af Årsfesten i slutningen af september står den på oprydning, evaluering og forberedelse til at danne det nye hold af frivillige studerende til næste års Kam.

 »Vi har en stille opstart, så vi bliver rystet sammen og lærer hinanden at kende. De nye, der kommer med, kan så få et indblik i, hvad vi laver,« fortæller Alberte Thomsen. Hun læser Kommunikation og Performance Design og har været med til at planlægge Årsfesten i tre år, hvoraf to som formand. 

»Vi snakker også meget med dem, for der er rimelig stor udskiftning hvert år. Der er nok seks-syv stykker, der stopper hvert år, så for os er det også vigtigt, at dem, der kommer med, er nogen, der lægger det påkrævede arbejde i det, og som vi kan stole på,« siger Matias Steenberg. Han læser tek-sam og har været med i to år, hvoraf det sidste år har været som den anden af de to formænd. 

Det er formandskabet, der er økonomi-ansvarlige, og de lægger selv et budget, som bliver godkendt af universitetsdirektør Peter Lauritzen. Efter Årsfesten skal de to formænd så have udarbejdet regnskabet og ligeledes have det godkendt. 

»Økonomien er virkelig det, der fylder nu (her efter Årsfesten),« siger Alberte Thomsen. 

»Ja, der ligger stadig en del arbejde foran os,« stemmer Matias Steenberg i. 

Udvalget i Kamarillaen

Bar: Sørger for alle forhandlinger i forhold til sortiment, prissætninger, hvilke produkter der skal være, bartendere, og så styrer de også det hele i løbet af aftenen i de forskellige barer.

HR: Har det interne ansvar og sørger for det praktiske i forhold til at booke lokaler, ordne intern forplejning osv.

KÆP (kunst, ævents og pynt): Sørger for alle former for installationer, madboder, og at der er tiltag, der tiltaler alle studerende. For eksempel var der to vegetariske boder, en vegansk bod, en pølsebod og en kebabbod, så alle kunne få den mad, de ville have.

Musik: Står for at booke kunstnere.

PR: Står for PR af Årsfesten.

RLU (rengøring- og lagerudvalget): Står for rengøring

Sikkerhed: Det største af alle udvalg, som sørger for at udarbejde sikkerhedsplaner, så sikkerheden er i top, og alle kan være trygge. Derudover står de for at rekruttere to vagtledere, som står for radiokommunikationen og styrer kommandostaden under festen. Kommandostaden er det sted, hvorfra der bliver ringet til myndighederne, hvis nødvendigt.

Hand-command: Sørger for at rekruttere hjælp til det sidste praktiske op til Årsfesten.

Teltene sættes op forud for årsfesten.

Hver uge i ni måneder

Når Kamarillaen er etableret, bliver alle dens medlemmer delt ud på de forskellige udvalg. Hvert medlem har typisk to udvalgsposter; det ene udvalg er et mindre udvalg, og det andet udvalg er et større. På den måde bliver arbejdsbyrden fordelt ligeligt.

»I gennemsnit bruger man i hvert fald 10-15 timer om ugen på udvalgsarbejdet. Vi arbejder jo både med det her på RUC og derhjemme,« siger Matias Steenberg. Han fortæller, at nogle udvalg kræver mere arbejde i visse perioder, mens arbejdet i andre udvalg er spredt mere ud i løbet af året: »Sikkerhedsudvalget har en sikkerhedsplan, der skal afleveres til godkendelse, så der ligger rigtig mange timer for det udvalg lige inden, mens bar-udvalget har opgaver, der er mere jævnt fordelt over året.«

Amalie Thomsen fortæller også, at arbejdet intensiveres fra omkring juli måned og indtil Årsfesten afholdes. 

»Her begynder at komme rigtig meget arbejde, og vi arbejder også meget under rusvejledningen. Vi arbejder ofte sammen, men man skal også kunne arbejde selvstændigt med de forskellige opgaver, man får tildelt,« siger hun.

Kamarillaen bruger i løbet af året tid på arbejdsweekender og opgaver i forbindelse med de forskellige udvalg. Og den sidste halvanden uge op til Årsfesten bor hele Kam på RUC, hvor de arbejder intensivt hver dag på at blive klar til Årsfesten.

»Her bliver studiet lidt tilsidesat, for der er ikke tid til ret meget andet. Specielt fra onsdagen før Årsfesten er der rigtig travlt,« siger Matias Steenberg.

De 19 frivillige i Kam samarbejder desuden rigtig meget med RUC’s ledelse – som faktisk har de to formænd ansat mod et mindre honorar – og eksterne partnere som RF Experience, der blandt andet planlægger Roskilde Festival. 

»Vi havde ikke kunne klare os uden de samarbejder. Det er selvfølgelig os, der styrer det, men det er rart at samarbejde med andre, der har mere erfaring og har været med i mange år,« siger Matias Steenberg. 

»Vi samarbejder også rigtig meget med Service og Drift på RUC igennem hele året. De er en kæmpe hjælp,« siger Alberte Thomsen.

»Min tid på RUC har været meget defineret af at arrangere Årsfesten. Det er virkelig det, jeg husker fra min tid på RUC, og så kan jeg samtidig bruge det, jeg lærer på mit studie, i arbejdet med Årsfesten.«

Studerende Alberte Thomsen, en ud af to formænd for Kamarillaen.

Hvorfor være med i Kamarillaen?

Selvom det kræver rigtig meget arbejde, så giver det meget til de frivillige og de to formænd at være til at arrangere Årsfesten. 

»Det er virkelig fedt at lære det. Min tid på RUC har været meget defineret af at arrangere Årsfesten. Det er virkelig det, jeg husker fra min tid på RUC, og så kan jeg samtidig bruge det, jeg lærer på mit studie, i arbejdet med Årsfesten,« siger Alberte Thomsen. 

»Vi skaber os et stort netværk i forløbet og får i tilgift en masse kompetencer; men desuden er det også bare rigtig sjovt, og man får skabt nogle rigtig tætte relationer til folk,« siger Matias Steenberg. 

De peger også begge på, at man får lov at stå for en masse selv, som man måske ikke vil få mulighed for i andre frivillige sammenhænge. Det giver bare virkelig god erfaring til ens senere arbejdsliv.

Udover det mindre honorar til de to formænd får de frivillige en sjatfest efter Årsfesten, hvor alle resterne fra barerne kan drikkes, mens der under hele forløbet bliver givet forplejning og drikkelse, når der arbejdes på RUC, under Årsfesten eller under arbejdsweekenderne. 

Formandskabet er meget tilfreds med afviklingen af Årsfesten. Nye tiltag blev taget godt imod af gæsterne, og afviklingen gik, som den skulle. Og selvom man aldrig helt kan slappe af under afviklingen af noget, man er med til at planlægge, så glæder holdet bag Kam sig altid til festen og til at se deres hårde arbejde bære frugt. 

»Det er en meget underlig følelse, for lige pludselig er noget, man har brugt så lang tid på, afviklet. Men det er bare virkelig fedt. Vi må jo ikke drikke under afviklingen, fordi vi har sikkerhedsansvaret, men vi har heller ikke lyst, for vi vil jo gerne bare se vores arbejde udfolde sig,« siger Alberte Thomsen, og Matias Steenberg tilføjer: 

»Vi nyder jo festen på en anden måde. Man er ude i nogle stressede perioder, fordi alting bare skal spille. Men det er fedt at se på og også en mærkelig følelse at stå med, når folk begynder at forlade pladsen, fordi så er afviklingen ved at være overstået.»

Under Årsfesten kunne man opleve musik på tre scener:

  • Økoteltet
  • Bodegaen
  • Thorsens Arena, der var en modificering af Avalon-teltet fra Roskilde Festival. Teltet er opkaldt efter Henrik Thorsen, der i starten af 1980’erne satte sit præg på Årsfesten, og som har haft stor betydning for, hvordan den bliver afholdt i dag.