23,4 millioner kroner i underskud. Det er, hvad der står på bundlinjen, efter at RUC har regnet efter på budgettet for 2019. Universitetsledelsen havde ellers meldt ud i december 2019, at underskuddet, til deres overraskelse, lød på hele 47 millioner. Det bebudede besparelser.

»Vi kigger ind i en uheldig udvikling i de kommende budgetår. Som ansvarlig virksomhed bliver vi derfor nødt til at stoppe op og agere. Hvis ikke, så risikerer vi, at RUC’s egenkapital er væk i løbet af nogle år, og det er en meget alvorlig situation, som vi ikke vil ende i,« siger vicedirektøren.

Justering skyldes blandt andet såkaldt “menneskelig adfærd”

At underskuddet pludselig så helt anderledes end først antaget, skyldes to faktorer. Den ene er, at der var viden, som RUC ganske enkelt ikke havde, da prognose 2 blev lavet.

Blandt andet har det vist sig, at afdelingerne har brugt langt færre penge, end de havde budgetteret med. Nærmere bestemt er der omkring 8-10 millioner kroner at hente på den konto.

»Da vi udarbejder prognose 2 i efteråret 2019, så går vi ud og spørger folk, hvad de forventer at bruge resten af året. Og her er det helt veldokumenteret budgetadfærd at sige, at man kommer til at bruge resten af sit budget. På den måde bevarer man den maksimale handlefrihed. Så derfor vil man særligt på denne tid af året overvurdere, hvor mange penge man får brugt – det er helt almindelig menneskelig adfærd, og sådan foregår det på alle universiteter, i staten og kommunerne.«

Men hvis det er en veldokumenteret budgetadfærd, hvorfor tog I så ikke mere højde for den, da I gik ud med prognose 2? Måske i form af oplysninger om, at I sandsynligvis ville ramme nogle millioner ved siden af?

 »Jo, det kunne man godt have gjort, men det er en fin balancegang, for man skal også tage folk alvorligt. Der kunne jo rent faktisk godt være det, at de var nødt til at bruge alle pengene. Vi prøver at kvalificere de oplysninger, der kommer; men det er umuligt for os at vide, om vores beregninger holder stik, før regnskabsåret er omme,« siger Stig Plougmand.

En anden overraskelse er 3,4 millioner, som pludselig dukkede op på kontoen i slutningen af året. Det viste sig at være en finanslovsbevilling til taxameterbetaling.

»Det er vores fejl her i Økonomi, at vi ikke har fået regnet det beløb med, for det stod i finanslovspapirerne for 2018,« siger vicedirektøren.

Derudover har der vist sig at være yderligere 4 millioner at hente på grund af den nye ferielov. Loven betyder nemlig, at RUC skal opgøre sin feriepengeforpligtelse på en ny måde, og det har altså også forbedret resultatet. Sidst, men ikke mindst, er der kommet 700.000 fra Styrelsen for Forskning og Uddannelse. De er øremærket til studentertrivsel i 2020, men skal bogføres i 2019.

Alt i alt er der altså pludselig dukket lidt over 16 millioner uventede kroner op.

De sidste 7 millioner kroner, som har været inde at lette underskuddet, kommer af, at RUC er begyndt at ”aktivere” sine omkostninger. Det vil sige, at omkostningerne til for eksempel nye servere i 2019, bliver ”smurt ud” over hele den periode, hvor de bliver brugt – altså fordelt ud over de kommende budgetår. På den måde bliver det enkelte år ikke belastet så hårdt, og det har forbedret resultatet i 2019 med 7 millioner kroner.

»Det er en mere rigtig måde at gøre det på, og det er også den måde, vi kommer til at gøre det på fremadrettet,« siger Stig Plougmand om brugen af aktivering.

Han blev selv ansat i marts 2019 og har ikke noget svar på, hvorfor den tidligere regnskabsafdeling har aktiveret efter en anden systematik. Sammen med ham har RUC også ansat en ny budgetchef og en ny regnskabschef. Og regnskabschefen har, med Stig Plougmands ord, »knoklet som en gal for at rette op på nogle helt basale ting«.

Netop den travlhed er en af forklaringerne på, at man ikke før efter jul har opdaget, at RUC’s omkostninger ikke var aktiverede efter den systematik, som vores nye regnskabschef finder mere rigtig, fortæller Stig Plougmand.

Ny plan for besparelser

Men det er ikke kun regnskabet for 2019, der ændrer sig. Budgetoverslagene for 2020, 2021, 2022 og 2023 skal også justeres.

»Der er noget, som skal revurderes, det er der selvfølgelig. Men det er vigtigt at sige, at det ikke kommer til at ændre noget markant. Vi står stadig i en alvorlig situation økonomisk, og vi skal ind at ændre ved vores forretningsmodel,« siger Stig Plougmand.

I første omgang er skal der dog tages hånd om de bud på besparelser, som kom i forbindelse med prognose 2 i 2019. De skal tænkes igennem nu, hvor tallet ser helt anderledes ud.

Bestyrelsen har bedt rektoratet komme med bud på, hvordan økonomien kan komme bedre i balance. De skal præsenteres på et bestyrelsesmøde 1. april. Rektoratet har derfor bedt repræsentanter fra Hovedsamarbejdsudvalget og Akademisk Råd om at komme med forslag til hvilke analyser, universitetsledelsen skal byde ind med.

En af repræsentanterne er fællestillidsrepræsentant for de administrative HK’ere og næstformand i HSU, Charlotte Levin. Hun er enig i, at det er positivt, at regnskabet ser meget bedre ud end ventet for 2019. Men samtidig er hun bekymret for de kommende år.

»Det er tydeligt, at der skal gøres noget for at rette op på RUC’s økonomi. Det forbedrede budget har købt os lidt mere tid, men det ser ikke meget bedre ud fremadrettet,« siger hun.

Hun har blandt andet peget på, at universitetsledelsen kan udarbejde en analyse af, hvordan man får flere bachelorer til at fortsætte på kandidaten. Og så mener hun også, at det vil være en god ide at kigge på de strategiske indsatser: Hvor meget bruger vi på dem, og hvad får vi ud af dem? Men mest af alt blive klogere på hvor, universitetet kan skabe mere vækst.

Forslag til, hvordan RUC kan komme i økonomisk balance, vil blive fremlagt på et bestyrelsesmøde den 1. april. Herefter skal den nye plan i høring hos HSU og AR.

Et nyt budgetoverslag for årene 2020, 2021, 2022 og 2023 vil blive præsenteret, når årets første prognose er klar i maj måned.