Onsdag aften den 11. marts sidder Sonni Dick Hansen hjemme i sin stue. Han er lige kommet hjem fra en lang dag på universitetet og har øjnene rettet mod computeren i skødet, mens tv’et kører i baggrunden. Om kort tid holder statsminister Mette Frederiksen pressemøde.

De sidste fem dage har Sonni Dick Hansen og hans digitale beredskabsgruppe på RUC forberedt sig på et ”worst-case” scenarie. Nemlig, at Danmark lukker ned, RUC lukker ned, og samtlige undervisere og studerende myldrer ud i cyberspace.

For hvordan får man det lige til at lykkes, hvis tusindvis af studerende og undervisere pludselig skal klare undervisningen online, vejlede og vejledes online, holde gruppemøder online og kommunikere online?

Det spørgsmål har Sonni Dick Hansen som leder af en særligt oprettet digital taskforce-enhed arbejdet i døgndrift for at finde svaret på. Og nu ser det ud til, at de sidste dages hårde arbejde skal stå sin endelig prøve. For mens Sonni Dick Hansen fra sin sofa er ved at lægge sidste hånd på en vejledning til fjernundervisning, melder Mette Frederiksen ud, at Danmark lukker ned.

»Jeg sidder lidt i panik og får skrevet de sidste linjer på den her vejledning, og så får jeg oprettet et hotlink fem minutter inden, der bliver sendt en mail rundt til alle om, hvor man kan finde information om fjernundervisning. Jeg snakker med min chef, Galina Ianchina, vicedirektør for RUC Digital, og jeg får “go’” til at publicere information på serviceportalen,« siger Sonni Dick Hansen.

Ingen panik for lukketid

Han og resten af hans nærmeste arbejdsgruppe, Thomas Køier, undervisningsansvarlig for Enheden for Akademisk Efteruddannelse (EAE) på RUC og Rasmus Hylleberg – Teamleader i REKS – US har dog ikke på noget tidspunkt været ramt af panik over projektet. Som man måske ellers kunne forvente, når et helt universitet pludselig skal kastes ud i fjernundervisning fra den ene dag til den anden. Det skyldes blandt andet, at RUC og den digitale enhed har været ude i lige knap og nap tid, forklarer Sonni Dick Hansen.

Allerede fredag den 6. marts sidder han sammen med vicedirektør Galina Ianchina og it-souschef Mads Sinkjær Kjærgaard, og de bliver enige om, at de er nødt til at sætte en plan i værk. Ingen ved, om Danmark reelt kommer til at lukke ned. Men når de ser mod andre lande i Europa, hvor coronavirussen har hærget længere, så tyder meget på, at det kommer til at ske.
Og så er RUC nødt til at være klar.

»Vi håbede jo, at det ikke kom til det. Men én ting var sikker: Hvis det gjorde, ville vi gerne være så velforberedte som muligt,« siger Sonni Dick Hansen.

De tre diskuterer og afprøver forskellige platforme. Teams, Skype og Zoom har allerede været på tale længe. Til sidst falder valget på Teams, en platform som på det tidspunkt er knap så udbredt som Skype, men som i dag, tre uger senere, nærmest er blevet allemandseje.

Sonni Dick Hansen bruger weekenden på at gøre sig fortrolig med Teams. Mandag rydder han og Thomas Køier fra EAE kalenderen og tager bestik af situationen.

»Vi er enige om, at vi skal have undervist medarbejdere og mandskab, så de kan stå klar, hvis der bliver trykket på knappen. For hvis der pludselig er en masse undervisere og studerende, som ringer ind og har problemer, så skal vi kunne hjælpe dem hurtigt,« siger han.

Rørende god kommunikation

Som sagt så gjort. Allerede tirsdag den 10. marts stiller institutterne med to eller tre administrative medarbejdere, som skal undervises i, hvordan de kan bruge Teams i fjernundervisning – og hvordan de skal guide underviserne (VIP’erne) . Samtidig bliver 40 mennesker fra den digitale afdeling undervist i,  hvordan de kan hjælpe med oprettelse og support af fjernundervisning.

»Det har været virkelig rørende, hvor god kommunikationen har været mellem de forskellige afdelinger, og at alle bare var klar til at træde til med det samme og få skabt en løsning,« siger Sonni Dick Hansen.

Da fjernundervisning for alvor går i luften mandag d. 16. marts, forløber det da også overraskende godt, fortæller han.

»Da hele Danmark hopper på om mandagen, har vi lidt udfordringer med live-begivenheder med over 250 deltagere. Men det er ikke noget, vi ikke kan håndtere, for vi var ret proaktive.  Alle 40 mand er stand by på telefonen; men det er ikke sådan, at vi bliver rendt over ende,« siger han.

Og sådan har det været hele vejen igennem. Problemer som for eksempel, at ikke alle funktioner i Teams er tilgængelige, såsom oprettelse af planlagte møder, har været mindre end forventet og er blevet løst forholdsvist hurtigt.

Nu er arbejdet med at få det digitale til at spille kommet ind i en nye fase. Med udsigt til, at nedlukningen kommer til at fortsætte lidt endnu, er online eksaminer den næste store udfordring.

»Her i fredags sad vi på Teams og fik en fredagsøl og snakkede om, hvordan det var gået. At ”wow”, nu kom vi så langt, nu gælder det eksamener og at få sikret, at de kører stabilt,« siger han.

Havde nogen sagt til ham for et par måneder siden, at RUC fra den ene dag til den anden skulle overgå til et digitalt univers, så havde han rystet på hovedet Og han havde slet ikke troet, at det ville gå så godt, som det er gået – trods problemer og tekniske udfordringer undervejs.

»Jeg er meget positivt overrasket over, at kommunikationen på tværs af afdelingerne har været så god, at vi faktisk har kunnet få det her til at lykkes. Også selv om vi har siddet langt fra hinanden rent fysisk. Og så har det da været spændende at være med til.«